PDF-Dokumente elektronisch signieren ohne zu drucken

Die Unterzeichnung eines PDF-Dokuments erfordert in der Regel mehrere Schritte wie Drucken, Unterschreiben und Scannen. Moderne Technologien haben es Unternehmen jedoch ermöglicht, papierlos zu arbeiten und die Unterzeichnung von Dokumenten mit elektronischen Signaturen einfacher und schneller zu gestalten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie PDF-Dokumente elektronisch unterschreiben können, ohne sie auszudrucken.

Signieren von PDF-Dokumenten ohne Drucken

Um ein PDF-Dokument effizient zu signieren, benötigen Sie ein intelligentes eSignatur-Tool, mit dem Sie Dokumente an einem Ort signieren, versenden und verfolgen können. Deshalb empfehlen wir CocoSign, einen Cloud-basierten eSignatur-Dienstleister.

CocoSign: eSignatur einfacher, schneller und sicher gemacht

CocoSign ist ein aufsteigender Stern unter den verschiedenen elektronischen Signaturanwendungen auf dem Markt. Es wird von den meisten Kunden mit 5 Sternen bewertet und hat mehrere Auszeichnungen für seine hohe Leistung erhalten.

Mit CocoSign können Sie Ihre eigene elektronische Signatur durch Zeichnen oder Tippen erstellen oder Ihre handschriftliche Unterschrift in Ihre PDF-Dokumente hochladen. Sie können Dokumente nicht nur selbst unterschreiben, sondern auch eine Unterschriftsaufforderung an Personen senden, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Adobe – Beste Anwendung zum elektronischen Signieren von PDF-Dateien

Während Mac das Signieren von PDFs mit Preview weniger lästig macht, bieten Windows Systeme keine integrierte Anwendung zum elektronischen Signieren von PDFs. Dennoch gibt es viele Anwendungen von Drittanbietern, mit denen Sie unter Windows genauso einfach signieren können, darunter Adobe Acrobat Reader.

Heutzutage ist Adobe Acrobat Reader der beliebteste PDF-Reader und die beste eSign-Anwendung für Benutzer eines Windows-Systems. Diese Anwendung ist sehr vielseitig und verfügt über viele praktische Funktionen. Obwohl sie auch andere Nachteile hat, wie z. B. zu viel Platz zu beanspruchen, ist das leistungsstarke Tool unübertroffen, wenn es um das Bearbeiten und Signieren eines PDF-Dokuments geht.

Nachfolgend finden Sie die Schritte zum elektronischen Signieren eines PDF-Dokuments ohne Drucken:

  1. Zunächst müssen Sie den Adobe Acrobat Reader auf Ihrem PC installieren.
  2. Öffnen Sie eine Datei über „Datei – Öffnen“ im oberen Menü und wählen Sie dann „Ausfüllen“ und „Signieren“ in der rechten Seitenleiste. Sie können auch direkt zu Werkzeuge gehen und auf „PDFs hier unterschreiben“ klicken. 
  3. Anschließend können Sie Felder zu Ihren PDF-Formularen hinzufügen und Ihre Unterschrift auf dem Dokument zeichnen oder eintippen.
  4. Speichern Sie die signierte PDF-Datei auf Ihrem Computer oder in Ihren Cloud-Konten.

Was sollten wir über die Verwendung elektronischer Signaturen wissen?

Wenn Sie sich für die Digitalisierung und die Verwendung elektronischer Signaturen entscheiden, sollten Sie folgende Dinge über die Verwendung elektronischer Signaturen wissen, bevor Sie den Schritt machen.

1. Sind elektronische Signaturen legal?

Auf jeden Fall, ja. Sie haben die gleiche rechtliche Wirkung wie Ihre mit Stift auf Papier geschriebenen Unterschriften. In vielen Ländern und Regionen sind elektronische Signaturen durch mehrere wichtige Gesetze und Vorschriften rechtlich anerkannt, z. B. durch den Electronic Communications Act von 2000 im Vereinigten Königreich, eIDAS in der EU, ESIGN Act in den USA. Jede elektronische Unterschrift, die Sie auf einem PDF-Dokument anbringen, ist also rechtsverbindlich.

2. Was sind die Anwendungsfälle für elektronische Signaturen?

Menschen aus allen Bereichen des Lebens können elektronische Signaturen verwenden, um ihre Dokumente zu authentifizieren. Personalverantwortliche können mit Hilfe elektronischer Signaturen die Einstellung neuer Mitarbeiter beschleunigen. Verkäufer können mit eSign-Tools Verkaufsverträge  und Rechnungen schnell unterschreiben. Immobilienmakler lassen ihre PDF-Dokumente mühelos mit elektronischen Signaturen unterschreiben. Da fast alle Branchen mit Papierdokumenten zu tun haben, können elektronische Signaturen für jeden von Nutzen sein.

3. Was sind die Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen?

Die Verwendung elektronischer Signaturen hat hauptsächlich drei Vorteile:

Umweltfreundlich: Das Unterschreiben von PDF-Dokumenten mit elektronischen Signaturen erfordert keinen Ausdruck, so dass Unternehmen weniger Papier und anderes Büromaterial wie Druckmaschinen, Stifte usw. benötigen – ein Geschenk für die Umwelt.

Höhere Produktivität: Das Unterschreiben von Dokumenten auf elektronischen Geräten ist viel einfacher und schneller. Außerdem können Sie Dokumente systematisch verwalten, wodurch Arbeitsabläufe automatisiert und Verfahren vereinfacht werden.

Höhere Sicherheit: Auf einem Papierdokument können Sie nicht sehen, wer Ihre Dokumente unterzeichnet hat. Bei einigen E-Signatur-Anbietern können Sie jedoch die Details der Unterzeichnung mit einem Prüfprotokoll nachprüfen.

4. Wie wählt man eine eSignatur-Plattform aus, die am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist?

Zunächst sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Müssen Sie jeden Tag eine große Anzahl von Dokumenten unterschreiben? Oder müssen Sie nur von Zeit zu Zeit unterschreiben? Außerdem können Sie anhand der Größe Ihres Teams entscheiden, welchen Dienst Sie nutzen möchten. Für kleinere und mittlere Unternehmen empfehlen wir CocoSign, da es alle Anforderungen abdeckt, die Sie brauchen könnten und es kostengünstig ist. Für Unternehmen sind Adobe Acrobat Reader, DocuSign oder Smallpdf möglicherweise besser geeignet, da sie über ein ausgereiftes System verfügen und sehr beliebt sind.

Fazit

Die Unterzeichnung von PDF-Dokumenten ohne Ausdruck ist durchaus möglich. Die Verwendung elektronischer Signaturen ist nicht nur umweltfreundlich, sondern auch geschäftsfreundlich. Sie hilft, Kosten und Energie zu sparen, und bringt mehr Flexibilität und Produktivität. CocoSign und Adobe Acrobat Reader sind robuste E-Signatur-Tools, mit denen Sie Ihre PDF-Dokumente mit dem geringsten Aufwand signieren können.

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